كن مدرب: 9 استراتيجيات لتوفير التعقل للمدراء التنفيذيين ADHD

آمي مديرة تطوير أعمال لمؤسسة مالية. تدير 30 شخصًا في مواقع فرعية في ثلاث مدن. يتكون جدولها اليومي من الكثير من الاجتماعات مع العملاء ، وإجراء مكالمات فردية ومؤتمرات مع الموظفين الذين يقدمون تقارير إليها. صندوق البريد الإلكتروني الخاص بها ممتلئ دائمًا ، في الغالب لأن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً لكتابة الردود. إنها تكافح مع استكمال التقارير في الوقت المحدد. تشدد Ami على ملاحظات الأداء لأنها تكره إعطاء ملاحظات سلبية للموظفين.

جيم هو مدير المشروع في شركة بناء كبيرة. انه ينسق مشاريع متعددة ويدير العشرات من الناس. يتكون نصف يوم عمله من اجتماعات التخطيط ، بينما يجد النصف الآخر قصفًا له بمكالمات هاتفية ورسائل بريد إلكتروني تتطلب اهتمامه. مكتبه في حالة من الفوضى، مما يزيد من صعوبة تتبع جميع الأوراق والسجلات والمهام التي يتعين إنجازها. على الرغم من العمل لساعات طويلة وأخذ العمل إلى المنزل في عطلات نهاية الأسبوع ، فإنه لا يستطيع اللحاق بالركب.

جيم وآمي من المديرين التنفيذيين الناجحين الذين يجيدون وظائفهم. يملكون ADHD. انهم بالكاد وحدهم. هناك الآلاف من البالغين الذين يعانون من اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه في مناصب تنفيذية وإدارية في كل مهنة. إن التحدي الذي يواجهه عامي وجيم ، والكثيرون الآخرون في مناصبهم ، هو تعلم كيفية إدارة اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه بشكل جيد ، بحيث تكون وظائفهم أقل إرهاقًا ومرهقة. فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي وجدوا أنها مفيدة.

1. اكتب الوصف الوظيفي الخاص بك

معظم الموظفين لديهم وظيفة محددة بوضوح مع أهداف محددة وإجراءات منظمة. هذا عادة ليس هو الحال مع المناصب التنفيذية، حيث يتم تحديد التوقعات والمسؤوليات بشكل فضفاض ومفتوحة العضوية. إذا لم يعطيك شخص ما وصفًا وظيفيًا واضحًا ومهيكلاً ، فاكتب واحداً بنفسك.

ما هي أهم مسؤوليات عملك؟ كم من الوقت تحتاج إلى تكريس كل منهم؟ متى تقوم بتخصيص وقت لهذه المهام ذات الأولوية في الجدول الزمني الخاص بك ، وكيف توازن بين الجدول الزمني الخاص بك لضمان إنجاز المهام ذات الأولوية؟ ما هي أهداف الأداء المحددة التي تسعى جاهدة لتحقيقها ، وكيف تقوم بمراقبة وتقييم تقدمك باستمرار؟

من المحتمل أن يكون المسؤول التنفيذي غير المنظم في كل مكان ، حيث يصرف انتباهه الأشياء الصغيرة وإضاعة الوقت. هناك خطر إضافي يتمثل في أنه من دون توقعات واقعية وحدود صحية ، يمكن بسهولة تولي وظيفة المسؤول التنفيذي حياته. ذلك ، كما اكتشف جيم ، وصفة للإرهاق.

2. اجعل التخطيط على رأس أولوياتك

يستغرق بعض الوقت للتخطيط ، على المدى الطويل والقصير ، والتفكير في من هو ، وما ، وأين مشروع. المشكلة بالنسبة للعديد من المديرين التنفيذيين المصابين باضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه هي أنهم ينشغلون في إخماد الحرائق ، ولا يستغرقون وقتًا للتطلع إلى الأمام والتخطيط الفعال. وغالبا ما تكون النتيجة طويلة الأجل كارثة.

تعلم جيم أنه كلما كان أكثر فاعلية في التخطيط ، قل عدد الحرائق التي كان عليه إخمادها. "إن أهم مهمة لي كمسؤول تنفيذي هي عدم إخماد الحرائق ، بل منع نشوب الحرائق". على المدى القصير الأساسي يتم جدولة المهام ، مثل الاجتماعات ، في مخططه ، مع إرسال الإشعارات والتذكيرات للمشاركين بواسطة مكتبه مساعد. يتم التخطيط لمشاريع طويلة الأجل وأكثر تعقيدًا بالتفصيل بمساعدة برنامج إدارة مشروع ، مثل Microsoft Project.

3. تقليل الانحرافات

كلما كان الشخص أكثر تشتتًا ، وكلما زادت التفاصيل التي تحتاج إلى التعامل معها ، زادت الحاجة إلى بيئة عمل منظمة. اجعلها مهمة مستمرة للقضاء على الانحرافات على مكتبك وفي مكتبك والحد منها.

بالنسبة إلى عامي ، كانت المشكلة الأكبر هي فيضان رسائل البريد الإلكتروني. في كل مرة توقفت عن قراءة واحدة ، أوضحت ، "كان لدي وقت رهيب في العودة إلى المسار الصحيح." كان الحل هو إعطاء نفسها مخصصة أوقات البريد الإلكتروني لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، وتجاهلها عندما تحتاج إلى التركيز على غيرها من المقرر مهام.

كانت المشكلة بالنسبة لجيم هي أن مكتبه واجه جدارًا زجاجيًا ، نظر إلى مجمع المكاتب الأكبر. كان الحل هو قلب مكتبه ، بحيث واجه جدارًا غامقًا.

مندوبين تنفيذيين فعالين ؛ واحد غير فعال لا. يتطلب التفويض جيدًا أن تكون واضحًا بشأن المهام التي يجب تفويضها وأيها يجب أن لا يتم ذلك قم بتفويض المهام التي يمكن أن يقوم بها أي شخص بنفسك ، لتوفير الوقت والطاقة للمهام التي تتطلب خبرتك الخاصة. كن حذرًا في عدم تفويض المهام التي لا يستطيع الموظف إدارتها ، ونرحب بالتعليقات الصادقة إذا ظهرت هذه المواقف.

تفويض جيد يتطلب الحصول على أكثر من كبرياءك. لم يكن جيم يريد التفويض لأنني "لم أكن أريد أن أبدو كما لو كنت أتهرب". كانت هذه حالة من العمل الجاد ولكن الأخرق. تجاهل جيم هذه العادة.

4. تعلم متى تقول "لا"

هناك سببان رئيسيان يغرق الكثير من المديرين التنفيذيين في وظائفهم. قد تكون غير فعالة ، وفي هذه الحالة يكون الحل هو تحسين الإنتاجية من خلال استراتيجيات المواجهة مثل تلك المذكورة هنا. السبب الثاني للشعور بالإرهاق هو القيام بالكثير من العمل. الحل الوحيد لكونك ملتزمًا جدًا هو تقليل عبء العمل لديك. إذا لم يكن تخفيض عبء العمل غير القابل للإدارة خيارًا - على سبيل المثال ، إذا لم توافق الإدارة العليا - فقد يكون الحل طويل الأجل هو العثور على وظيفة أخرى.

يجب أن يكون المسؤول التنفيذي الفعال دائمًا على دراية بما هو ممكن أو غير ممكن ، وأن يقدم التزامات أو يرفض الطلبات وفقًا لذلك. كانت إحدى المشكلات المتكررة لأمي هي أن رئيسها سيطلب منها التعامل مع المشكلات دون النظر إلى المشاريع الحالية على مكتبها. كانت بحاجة إلى ، وفي النهاية فعلت ، تصبح حزما وأخبر رئيسها، "يمكنني الاعتناء بهذا ، أو يمكنني الاعتناء بذلك ، لكن لا يمكنني القيام بالأمرين".

كانت هناك مشكلة أخرى وهي الطلبات الكثيرة المقدمة من الأشخاص الذين يبلغون عنها لإعادة جدولة اجتماعات الهاتف أو الأحداث الأخرى المخطط لها. كان هذا يلقي جدولها الزمني الخاص بالفوضى ، وكان عليها أن تقول لا لمثل هذه الطلبات.

5. كن جيدًا ، وليس مثاليًا

بمجرد أن تقوم بمراجعة يومك وتحديد أولوياته وتخطيطه ، بذل قصارى جهدك لإكمال المهام خلال الحدود الزمنية التي حددتها لها. كان لدى ميل ميل إلى الضياع في القليل من التفاصيل ، واشتكت من "أحاول دائمًا إعادة تنظيم المعلومات" لجعل التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني مثالية. لها الكمالية، إلى جانب تشتيت لها ، تباطأ إنتاجيتها وصولا إلى سرعة دبس السكر. كان فقط من خلال إجبارها على التوقف في الموعد المحدد من خلال ضبط المنبه لتحذيرها من أن لديها 10 تبقى دقائق ثم ترك المهمة عندما كان الوقت مستيقظًا ، حيث كانت قادرة على البقاء على قمة ثقيلتها عبء العمل.

6. اجعل الاجتماعات قصيرة ومركزة

سواء كنت تدير اجتماعًا داخليًا أو خارجيًا ، فقم دائمًا بإعداد جدول أعمال موجز والتمسك به. لا يساعدك هذا في تنظيم المعلومات فحسب ، بل إنه يوفر الوقت للجميع. اجعل الاجتماع محكم التركيز وموضوعًا ، وأعد المحادثة مرة أخرى إلى جدول الأعمال عندما يخرج الآخرون (أو أنت!) عن المسار الصحيح.

7. لا تتألم بشأن مراجعات الأداء

العديد من الأفراد الذين يعانون من اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه هم من يرضون الناس ، ويتأثرون بإزعاج أو ألم الآخرين. انزعاج آمي من مراجعات الأداء جاءت بسبب قلقها من ذلك تلقي النقد البناء يجعل بعض الناس غير مرتاحين. توقفت عن المماطلة عندما عاودت التفكير في مراجعة الأداء كفرصة تعليمية ، وليست مواجهة. أصبح التقييم فرصة لإخبار موظفيها بكيفية أن يكونوا أكثر فاعلية في وظائفهم.

8. وقود نفسك

عندما تميل إلى العمل خلال الغداء ، لا تفعل ذلك. الحفاظ على مستوى السكر في الدم الصحي أمر ضروري للاهتمام والتركيز. إلى جانب التغذية ، يساعد الوقت القصير الذي توفره استراحة الغداء على منع التعب العقلي في فترة ما بعد الظهر.

9. جدولة المهام الروتينية

المهام الدنيوية غالباً ما يتم تجنبها أو نسيانها إلا إذا أصبحت عادات. قم بتنسيق المسؤوليات المستمرة من خلال تنفيذ إجراء تتبعه وفقًا لجدول زمني محدد. بدوره في زلات حساب بحلول ظهر كل يوم جمعة. اطلب من مساعد مكتبك تذكيرك إذا نسيت أو تسويف. ساعد هذا التغيير جيم وأمي على البقاء على رأس الأمور.

تم التحديث في 16 ديسمبر 2019