التواصل في مكان العمل: ورقة غش ADHD

انشر الكلمة: تعتبر مهارات الاتصال الفعال أمرًا محوريًا في أي مهنة. بغض النظر عن الصناعة أو الوظيفة ، فإن معرفة كيفية توصيل رسالتك سيساعدك في الحصول على النتيجة التي تريدها.

من كتابة رسائل البريد الإلكتروني إلى إدارة الاجتماعات ، ركز على الفعالية التواصل في مكان العمل بهذه النصائح.

كيفية التواصل الفعال في العمل

1. ما هي رسالتك؟

• قبل أن تناقش أو تلتقي ، فكر. من هو جمهورك؟ ماذا تريد أن يأخذ جمهورك بعيدًا؟ هل تريد إطلاع جمهورك على حالة المشروع؟ هل تحتاج إلى إخطارهم بتغيير أو مشكلة؟
• تحديد دعوة للعمل. تريد أن يفعل جمهورك شيئًا ما بالمعلومات التي قدمتها. وإلا فلماذا تتواصل؟ تتضمن أمثلة الكلمات والعبارات التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ما يلي: مراجعة؛ توفير المدخلات؛ يعتمد؛ اصنع قرار؛ يخطط؛ وخلق.
• ما الذي يحتاج جمهورك إلى معرفته للعمل بناءً على دعوتك إلى العمل؟ إذا كنت مذنبًا بالإسهال اللفظي ، فخطط لرسالتك وصقلها وتمرن عليها. تجنب تكرار المعلومات التي يعرفها جمهورك بالفعل.
• ما هي أفضل طريقة لإيصال رسالتك؟ إجتماع؟ بريد الكتروني؟ مكالمة هاتفية سريعة؟

2. قم بتسليم الرسالة

نصائح حول كتابة البريد الإلكتروني

الوضوح والإيجاز هما مفتاح رسائل البريد الإلكتروني الفعالة. في عصر زيادة المعلومات ، لن يبحث الناس عن رسالتك.

• اكتب سطر موضوع واضحًا يتضمن ما يلي:
  • الموضوع
  • [CALL to ACTION] ، إن وجدت
  • الموعد النهائي ، إن وجد
  • إليك نموذج لسطر الموضوع: [DECISION REQ’D] قرار مورد مشروع ABC بحلول نوفمبر. 16 ، 2 مساءً بالتوقيت الشرقي
• ضع المعلومات بإيجاز في نص البريد الإلكتروني.
  • ابدأ بالدعوة إلى العمل. يكتب، "أنا أرسل لك هذا لأننا نحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن [x] بحلول [الوقت]. "
  • قدم المعلومات ذات الصلة فقط. ما لا يزيد عن خمس جمل هي القاعدة العامة. بالطبع ، سيعتمد الطول على الموضوع.
• اجعل بريدك الإلكتروني قابلاً للفحص.
  • افترض أن القراء سيتصفحون رسالتك. تساعد النقاط في توجيه القارئ وتشجيع الإيجاز من جانبك.
  • استخدم العناوين الفرعية لتجميع المعلومات.
  • قم بتمييز النص الأساسي و / أو عريضه و / أو وضع خط تحته.
  • استخدم التباعد لتقسيم كتل النص.
  • عند الاقتضاء ، قدم الخيارات والخطوات التالية في شكل مرقم.

3. قم بتشغيل الاجتماعات الفعالة

• قم بإنشاء واختيار أفضل الظروف لتعزيز التركيز.
  • القضاء على كل ما هو ممكن إلتهاء. تجنب الاجتماع في مقهى مزدحم أو حتى في ركن مزدحم من المكتب ، على سبيل المثال ، إذا كانت الضوضاء تشتت انتباهك.
  • خطط للقاء عندما تكون هادئًا ويقظًا. لا تلتقي خلال الجزء الأكثر إرهاقًا من يومك أو عندما تكون متعبًا وتفقد التركيز.
• قم بإعداد جدول أعمال محدد الوقت للحفاظ على الاجتماع في المسار الصحيح والمضي قدمًا.
  • قم بتضمين معلومات أساسية مفيدة وذات صلة في جدول أعمالك. إحضار المستندات الداعمة إذا لزم الأمر. انسخ معلومات الحضور إذا كان اجتماعًا كبيرًا.
• خطط لتدوين الملاحظات.
  • سجل الجلسة للرجوع إليها بسهولة. يمكنك إنشاء نسخة من الملف الصوتي ، على الرغم من أن العديد من الأدوات تسمح حاليًا بإنشاء النسخ في الوقت الفعلي حيث يكون التسجيل قيد التقدم.

[قراءة: كيفية التوافق مع مجموعات العمل]

• قم بقيادة الاجتماع بالدعوة إلى العمل و "لماذا".
  • كن مستعدًا بقائمة الحلول المحتملة لتحقيق دعوة العمل.
• خطة للأسئلة والاعتراضات.
  • توقع مخاوف. استباقي التفكير في القرارات. ضع في اعتبارك سحب المزيد من البيانات ، وتقديم مشروع محدث المواعيد النهائية، ومعالجة التدابير المتخذة لتجنب المشاكل ، وما إلى ذلك.
  • كن فضولى حول وجهات نظر ودوافع الآخرين. استمع إلى كلماتهم. لا تستغل وقت التحدث في التفكير في الرد. اطلب من المتحدث مشاركة أمثلة محددة إذا كنت بحاجة إليها.
  • امنح نفسك الوقت للرد على الأسئلة الصعبة. إذا كنت تواجه صعوبة في إخراج أفكارك في الوقت الحالي ، فقل ، "هذه نقطة جيدة. هل لي بعض الوقت للتفكير في هذا والعودة إليك؟ " وقفة جيدة. إنها طريقة أفضل من تشويش الرد وتوضح للشخص الآخر أنك تهتم بما يكفي لتطوير إجابة شاملة.
  • شرح النص لتظهر للشخص الآخر أنك تفهم ما يقوله. يقول، "ما أفهمه مما قلته هو [x]. هل هذا صحيح؟"
• خطط لكيفية التعامل مع المشاعر السلبية.
  • استخدم البرامج النصية لإيقاف الإجراء مؤقتًا. يقول، "أحتاج لحظة. هل يمكننا أخذ استراحة لمدة 5 دقائق حتى نتمكن من جمع أنفسنا؟ "
  • مارس تمارين التنفس البسيطة. حتى أخذ بعض الأنفاس العميقة يكفي لإضفاء الهدوء.
  • احتفظ بقائمة بـ التأكيدات الإيجابية لتخبر نفسك في الوقت الحالي. يقول، "أركز على الحلول بدلاً من المشكلات." و "أنا أتحكم في مشاعري. اخترت الرد بنعمة ".
• سجل القرارات والنتائج. أعد صياغة الخطوات التالية والمسؤوليات والمواعيد النهائية والمعلومات المهمة الأخرى التي جاءت من اجتماعك.

التواصل في مكان العمل مع ADHD: الخطوات التالية

• تنزيل مجاني: 10 قواعد للإنتاجية الواقية من اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه في العمل
• يقرأ: حيث يلتقي التركيز والتعب والتململ
• مدونة: "هل أشترك كثيرًا بإخبار زملائي الجدد أنني أفوق كثيرًا في المشاركة؟"

تم اشتقاق محتوى هذه المقالة جزئيًا من ندوة خبراء ADDitude ADHD بعنوان "GTD @ Work w / ADHD: كيفية تحديد التوقعات والوفاء بالمواعيد النهائية وزيادة الإنتاجية"[Video Replay & Podcast # 431] مع Linda Walker ، PCC ، والذي تم بثه في 15 نوفمبر 2022.

---

الاحتفال بمرور 25 عامًا على إضافة
منذ عام 1998 ، عملت ADDitude على توفير تعليم وإرشاد اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه من خلال ندوات عبر الإنترنت ، ونشرات إخبارية ، ومشاركة المجتمع ، ومجلتها الرائدة. لدعم مهمة ADDitude ، يرجى النظر في الاشتراك. يساعد قرائك ودعمك في جعل المحتوى والتواصل الخاص بنا ممكنًا. شكرًا لك.

• فيسبوك
• تويتر
• انستغرام
• بينتيريست